Đơn vị tổ chức Welcome Party và các bước lập kế hoạch hoàn hảo

Đơn vị tổ chức Welcome Party và các bước lập kế hoạch hoàn hảo

Sự kiện Welcome Party có ý nghĩa rất quan trọng. Cho thấy sự chào đón nồng nhiệt và tình cảm của người chủ tiệc hay của tổ chức / công ty đối với khách mời. Hãy thử tưởng tượng, những vị khách của bạn sẽ cảm thấy được tôn trọng như thế nào khi họ tham gia một không gian buổi tiệc được chăm chút tỉ mỉ, chuyên nghiệp ?

Mục đích tổ chức Welcome Party:

  • Đón tiếp khách hàng.
  • Chào đón sự quay trở về của cá nhân / tổ chức / hội nhóm sau chuyến đi dài.
  • Chào mừng thành viên mới, sinh viên nhập học, nhân viên thực tập…
  • Tiệc chào mừng, tri ân khách hàng trong buổi ra mắt sản phẩm.
  • Đêm tiệc đón khách, tuyên bố lý do và cảm ơn khách mời trước khi bắt đầu một chuỗi sự kiện mới.
  • Bữa tiệc truyền cảm hứng để thúc đẩy tinh thần trước một kế hoạch đào tạo hoặc hội nghị diễn ra nhiều ngày sau đó…

Cho dù bạn bè, người thân hoặc đồng nghiệp của bạn trở về từ quân đội, hay một chương trình du học. Sau chuyến đi công tác và bất cứ nơi nào. Một bữa tiệc chào mừng là cách hoàn hảo để thể hiện rằng bạn nhớ họ đến nhường nào. Mọi người đều xứng đáng được ăn mừng khi trở về sau một chuyến đi dài. Khi trở về nhà có thể cảm thấy thân quen và nhẹ nhõm ngay lập tức. Buổi Welcome party giúp bạn thể hiện tình yêu của mình và khiến họ cảm thấy như thể họ chưa từng rời đi.

Sự kiện Welcome Party cũng có thể là bước khởi đầu cho một chiến lược quảng bá thương hiệu. Đôi khi là lời chào mừng tất cả mọi thành viên tham gia một chuyến du lịch. Hay vì bất cứ lý do nào để châm ngòi cho sự bùng nổ của các hoạt động sẽ diễn ra tiếp theo.

Đây là buổi tiệc tràn đầy tình cảm đánh dấu sự thành công bước đầu và gây ấn tượng với các khách mời tham dự.

Các bước lập kế hoạch hoàn hảo cho Welcome Party

Khi muốn thực hiện bất kỳ việc gì dù lớn hay nhỏ cũng cần tính toán kế hoạch cụ thể. Điều này khiến mọi chuyện trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn. Tuy nhiên, nếu những bước chuẩn bị không được đầu tư nghiêm túc, sự kiện của bạn có thể sẽ thất bại.

Vậy chúng ta sẽ làm gì để khách mời thấy được sự nồng nhiệt chào đón của buổi Welcome Party ?

1. Ý tưởng sáng tạo – Chủ đề chương trình.

Để tổ chức Welcome Party, bạn cần xem xét đưa ra chủ đề – Concept của buổi tiệc là gì. Sự sáng tạo là không giới hạn, và chắc chắn nhà tổ chức sự kiện có một nguồn lực sáng tạo vô cùng mạnh mẽ. Chủ đề chính là ý tưởng chủ đạo, xuyên suốt buổi tiệc, từ phong cách trang trí, set up cho tới các hoạt động diễn ra đều có nhiệm vụ xoay quanh việc làm nổi bật chủ đề đó. Nếu nói các thành tố trong bữa tiệc đều mang những mục đích riêng, thì những mục đích đó vẫn phải tập trung quanh trục concept chứ không thể chệch đi theo hướng khác. Và đừng quên mục đích lần này chính là bữa tiệc “Welcome”.

2. Dự trù ngân sách.

Tất cả những gì bạn làm đều ảnh hướng trực tiếp đến ngân sách tổ chức. Hãy phân bổ số chi phí theo từng hạng mục nội dung của buổi tiệc. Chúng ta có thể chi bao nhiêu cho việc thuê địa điểm, đặt tiệc, thiết kế hình ảnh, sản xuất nội dung và các gói trang trí dàn dựng…?

Cho dù ý tưởng có bay bổng cỡ nào, nếu không chi ra ngân sách tương xứng thì mọi cố gắng gần như đổ bể.

3. Lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp.

Có lẽ không cần phải bàn nhiều hơn về tầm quan trọng của yếu tổ thời gian trong tổ chức sự kiện. Lựa chọn thời gian phù hợp sẽ giúp bữa tiệc của bạn thu hút được nhiều hơn các khách mời tới tham dự. Một ví dụ với tiệc Welcome Party trong chuyến du lịch. Sẽ thường tổ chức vào ngày đầu tiên tại khách sạn. Khi tất cả khách mời vừa đặt chân lên vùng đất mới. Điều này góp phần nâng cao tinh thần, giúp cho cuộc hành trình có thêm nhiều màu sắc và diễn ra suôn sẻ.

Nói đến tầm quan trọng của thời gian thì cũng không thể bỏ sót yếu tố địa điểm. Một địa điểm phù hợp sẽ làm nên một bữa tiệc đáng nhớ. Và ngược lại, việc chọn sai địa điểm có thể phá tan mọi công sức chuẩn bị. Yếu tố cần được lưu tâm đầu tiên đó là vấn đề thời tiết, hãy nghiên cứu kĩ về tình trạng thời tiết ở địa điểm bạn muốn tổ chức. Đặc biệt là khi bữa tiệc bạn muốn tổ chức là một bữa tiệc ngoài trời. Địa điểm đó có rộng rãi hay không? Có phù hợp với mục đích và tính chất của buổi tiệc hay không? Nơi đó có đầy đủ điều kiện để hiện thực hoá ý tưởng chủ đề hay không?…Là một số câu hỏi mà nhà tổ chức cần lưu ý trước khi thực hiện chương trình.

4. Lên kịch bản và checklist công việc.

Kịch bản là tổng hợp của tất cả các nội dung trong khung thời gian chương trình. Những hoạt động có sự liên kết chặt chẽ với nhau để thể hiện được ý tưởng concept. Mọi thứ diễn ra trong sự kiện Welcome Party cần cho thấy sự hân hoan, ấm cúng, gần gũi…Và đừng quên lên kịch bản dự phòng cho tình huống phát sinh.

Nhà tổ chức sự kiện có hiện thực hoá ý tưởng, mang lại món quà ý nghĩa và tạo được ấn tượng với khách tham dự hay không? Là phụ thuộc vào khâu lên kịch bản, checklist công việc…

Đơn vị tổ chức Welcome Party uy tín, chuyên nghiệp

Một sự kiện thành công luôn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Ngoài việc quảng bá hình ảnh và thương hiệu, doanh nghiệp sẽ có cơ hội tiếp cận gần hơn với khách hàng mục tiêu và đối tác chiến lược.

Theo khảo sát của Vconnect – Event & Team Building: Trong số những doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện, có khoảng 80% chưa hài lòng vào kết quả chương trình. Những khó khăn chung mà các doanh nghiệp thường hay gặp phải đó là:

  • Thiếu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết.
  • Ý tưởng bảo thủ, cũ kỹ, thiếu sáng tạo.
  • Khó triển khai quản lý các đầu mục công việc.
  • Mất thời gian tự mày mò tìm kiếm.
  • Quá nhiều các dịch vụ phát sinh: trang phục, âm thanh, đạo cụ, nhân sự, địa điểm, nghệ sỹ…
  • Chi phí phát sinh quá nhiều so với ngân sách dự kiến ban đầu.
  • Gặp nhiều rủi ro không thể xử lý kịp thời.

Vconnect – Event & Team Building tự hào là nhà tổ chức chuyên nghiệp. Luôn đem đến giải pháp tối ưu cho vấn đề của doanh nghiệp trong tổ chức sự kiện. Chúng tôi luôn tận tâm vì sự thành công của chương trình.

Doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hãy trao cho chúng tôi cơ hội được đồng hành!

Thông tin chi tiết:

Hotline: 091 984 0295 – 097 144 6978

Fanpage: https://www.facebook.com/Vconnect.net.vn/

Email: info@vconnect.net.vn

Website: https://vconnect.net.vn

BÀI VIẾT LIÊN QUAN