Quy trình tổ chức sự kiện tri ân khách hàng chi tiết nhất

Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng là dịp để doanh nghiệp thể hiện sự cảm ơn sâu sắc tới khách hàng – người đồng hành đã góp phần không nhỏ tạo nên sự thành công của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp tổ chức chức sự kiện tri ân khách hàng vì các lợi ích sau:

  • Thể hiện sự quan tâm sâu sắc tới khách hàng
  • Tạo mối liên kết bền vững với hệ thống khách hàng cũ
  • Thu hút khách hàng mới
  • Quảng bá thương hiệu
  • Nắm bắt được nhu cầu, nguyện vọng, thắc mắc của khách hàng về sản phẩm của mình.

Với những lợi ích to lớn trên thì tổ chức sự kiên tri ân khách hàng hay hội nghị khách hàng là một sự kiện thường niên của mỗi doanh nghiệp. Và tổ chức như thế nào để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng? Công ty Vconnect – chuyên tổ chức các sự kiện tri ân khách hàng, hội nghị khách hàng chuyên nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng, quảng bá thương hiệu, thu hút khách hàng mới và gắn kết lâu dài với những khách hàng thân thiết.

Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng của FPT

Sự kiện tri ân khách hàng của FPT

Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện tri ân khách hàng chuyên nghiệp nhất:

Xác định mục đích tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Bất cứ chương trình nào được tổ chức đều phải dựa trên một  mục đích chính và xuyên suốt chương trình. Phần lớn sự kiện khách hàng được tổ chức nhằm tri ân và bày tỏ sự cảm ơn chân thành của doanh nghiệp tới khách hàng. Đồng thời xây dựng mối quan hệ bền chặt, tăng thêm cơ hội kinh doanh và tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm năng thông qua sự giới thiệu của những khách hàng cũ. Bên cạnh đó, đây cũng là dịp để doanh nghiệp truyền thông, PR tên tuổi, quảng bá sản phẩm, dịch vụ mới.

Xác định khách tham dự sự kiện tri ân khách hàng

Xác định được số lượng, thành phần khách tham dự là yếu tố tiên quyết tạo nên thành công của tổ chức sự kiện tri ân khách hàng. Xác định số lượng khách tham dự sẽ giúp nhà tổ chức chủ động trong việc chọn địa điểm, đặt in thiệp mời, đặt số lượng bàn tiệc. Nếu không chốt được số lượng khách tham dự sự kiện sẽ gây lãng phí hoặc khó kiểm soát sự kiện. Do vậy ta nên lên danh sách khách mời, gửi thiệp mời, gọi điện xác nhận khách mời tham gia, chốt danh sách khách tham gia sự kiện.

 Lên ý tưởng, xác định chủ đề

Bạn cần có những ý tưởng sáng tạo, tránh đi lại lối mòn của những năm trước để không gây nhàm chán với người tham dự.  Một buổi tri ân khách hàng đặc biệt sẽ là một bước đệm tốt cho những mối quan hệ khách hàng, góp phần đem lại nhiều ấn tượng tốt hơn của khách hàng đối với công ty bạn.

Chủ đề sự kiện tri ân khách hàng cũng cần được xác định, hướng đến khách hàng. Chủ đề sẽ xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện tri ân khách hàng từ thiệp mời, băng rôn, phông sân khấu,…

Chủ đề "Bay đến thành công" - Sự kiện trân ân khách hàng TVPHARM

Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng của công ty được phẩm TVPHARM với chủ đề “Bay đến thành công”

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Các chuyên gia khuyên rằng, tổ chức hội nghị khách hàng phù hợp nhất chính là vào chiều những ngày cuối tuần. Đây là khung giờ vàng, thu hút được sự quan tâm của rất nhiều người cũng như đây là khung giờ mà tâm lý của họ ổn định nhất.

Tùy theo mục đích, tính chất sự kiện và số lượng khách tham gia mà các doanh nghiệp nên lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng cho phù hợp. Có thể tổ chức ở khách sạn, nhà hàng hoặc trung tâm hội nghị lớn. Có thể tổ chức tại trụ sở doanh nghiệp hoặc các bữa tiệc ngoài trời đều được. Tuy nhiên, trước khi lựa chọn địa điểm, cần quan tâm đến tình hình giao thông của khu vực, địa điểm có dễ tìm, đường có dễ đi hay không,…

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Tùy vào mục đích hội nghị mà lên kế hoạch tổ chức sự kiện cho sát với nội dung tổng thể, vừa tiết kiệm được thời gian, công sức vừa tạo được hiệu ứng tập trung đúng như mong đợi. Người tổ chức sẽ lên kế hoạch chung cho cả chương trình và những kế hoạch nhỏ cho từng bộ phận để đảm công việc được diễn ra đúng tiến độ.

Kế hoạch sẽ bao gồm một số công việc chính như sau:

Phân công công tác chuẩn bị cho sự kiện

    • Chuẩn bị thuê, đặt địa điểm, thiết bị, vật tư tổ chức
    • Chuẩn bị giấy mời và mời khách hàng, gọi điện xác nhận tham dự của khách hàng
    • Thiết kế băng rôn, backdrop, logo, slogan,…
    • Chuẩn bị setup và trang trí không gian tổ chức tri ân khách hàng
    • Chuẩn bị tài liệu tham khảo, quà tặng khách hàng
    • Nhân sự triển khai: lễ tân đón khách, MC chương trình, nhóm múa, ca sỹ biểu diễn..
    • Viết kịch bản chương trình tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Phân công công tác thực hiện chương trình sự kiện tri ân như: đón khách, tiếp khách, trao quà, phụ trách các tiết mục văn nghệ, chuẩn bị tiệc, phụ trác tiễn khách,..,

Bảng kế hoạch thực hiện chỉ rõ công việc cụ thể, thời gian thực hiện, bộ phận, hay thành viên chịu trách nhiệm thực hiện.

Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Các bộ phận, thành viên sẽ thực hiện đúng theo kế hoạch tổ chức sự kiện phần triển khai chương trình tri ân khách hàng bao gồm:

  • Đón khách
  • Chỉ dẫn vào chỗ ngồi
  • Phát biểu tri ân của ban lãnh đạo
  • Chương trình văn nghệ
  • Trao quà tặng
  • Đại tiệc
  • Tiễn khách

Sự kiện tri ân khách hàng - Xuân Thành

Công ty Xi măng Xuân Thành -Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm

Sau khi tổ chức sự kiện tri ân khách hàng thành công thì một khâu không thể bỏ qua đó là tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm, quyết toán chi phí cho các bên liên quan.

Vcnnect với đội ngũ nhân viên trẻ trung làm việc chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện tri ân khách hàng trọn gói. Chúng tôi làm việc với phương châm “TẬN TÂM CÙNG THƯƠNG HIỆU – TRÁCH NHIỆM ĐỂ THÀNH CÔNG“. Quý khách chỉ cần đưa ra yêu cầu, chúng tôi sẽ mang đến cho quý khách sự hài lòng nhất.

Thông tin về chúng tôi!

Công ty Việt Connect – Event & Team Building

Địa chỉ: B6/57 Láng Hạ, quận Ba Đình, Hà Nội, Việt Nam

Điện thoại: 091 984 0295 – 097 144 6978

Email: info@vconnect.net.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/Vconnect.net.vn/

BÀI VIẾT LIÊN QUAN